Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp.k.

v1.0 25.05.2018r.

Informacja o przetwarzaniu Danych Osobowych

Niniejsza Polityka prywatności opisuje sposób i zakres przetwarzania Danych Osobowych, przysługujące prawa, okres przetwarzania danych. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem dotyczącym ochrony Danych Osobowych - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „Rozporządzeniem RODO”) oraz ustawą o ochronie Danych Osobowych z dnia 10.05.2018 r.;

Słownik pojęć

• Rozporządzenie RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
• Dane Osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię  i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; Dane Osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, opinie polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego to dane szczególnie chronione;
• Administrator Danych – osoba fizyczna lub prawna, która określa cele oraz sposób przetwarzania Danych Osobowych;
• Dostawca – firma zewnętrzna świadcząca usługi lub dostarczająca produktu na rzecz Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k.;
• Partner Handlowy – firma zewnętrzna z którą Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. pozostaje w relacji biznesowej bezpośrednio lub pośrednio;
• Grupa Europcar – spółki działające pod marką Europcar, Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. jest członkiem grupy;
• Grupa InteRrent – spółki działające pod marką InterRent, Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. jest członkiem grupy;

Kto przetwarza Dane Osobowe

Administratorem danych jest firma Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Poleczki 35. Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach.

Cel i zakres przetwarzania Danych Osobowych

Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. przetwarza Dane Osobowe w celu:

1. Obsługi rejestracji, dane klientów pozyskiwane na podstawie zgód klientów od:

•  Klientów indywidualnych;
•  Partnerów Handlowych;
•  Grupy Europcar; - polityka prywatności Grupy Europcar dostępna pod adresem: https://www.europcar.com/security-and-privacy-policy
•  Grupy InterRent; https://www.interrent.com/privacy-policy

2. Obsługi rezerwacji samochodów, dane klientów pozyskiwane na podstawie zgód klientów od:

• Klientów indywidualnych;
• Partnerów Handlowych;
• Grupy Europcar; - polityka prywatności Grupy Europcar dostępna pod adresem: https://www.europcar.com/security-and-privacy-policy
• Grupy InterRent; https://www.interrent.com/privacy-policy

3. Obsługi rezerwacji samochodów (B2B) - dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane od Partnerów Handlowych na podstawie umów handlowych;
4. Obsługi wynajmu samochodów - dane klientów pozyskiwane na podstawie umów wynajmu od Klientów indywidualnych;
5. Obsługi wynajmu samochodów (B2B) - dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu z pracownikami Partnerów Handlowych;
6. Obsługi rozliczeń księgowych i podatkowych Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. - dane klientów i dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu;
7. Obsługi roszczeń - dane klientów i dane pracowników Partnerów Handlowych pozyskiwane na podstawie umów wynajmu;
8. Obsługi zapytań klientów - dane klientów pozyskiwane na podstawie zgód klientów;
9. Posiadania dowodów na wypadek zdarzeń niepożądanych (monitoring) -  dane klientów, potencjalnych klientów i pracowników Partnerów Handlowych i Dostawców pozyskiwane na podstawie art. 6 punkt 1f Rozporządzenia RODO;
10. Obsługi reklamacji - dane klientów i dane pracowników Partnerów Handlowych, pozyskiwane na podstawie zgody wyrażonej w procesie reklamacji;
11. Obsługi kontaktów z Dostawcami - dane pracowników firm świadczących usługi dla Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. pozyskiwane na podstawie umów z Dostawcami;
12. Obsługi kontaktów z Partnerami Handlowymi - dane pracowników Partnerów Handlowych firmy Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. pozyskiwane od Partnerów Handlowych;
13. Pozyskiwania nowych Partnerów Handlowych - dane pracowników potencjalnych Partnerów Handlowych, pozyskiwane od potencjalnych Partnerów Handlowych;
14. Działań promocyjnych i marketingowych – dane klientów i pracowników Partnerów Handlowych, uzyskiwane na podstawie wyrażonych zgód;

Okres przetwarzania Danych Osobowych

1. Obsługa rejestracji. Okres przechowywania mija:

• Po wycofaniu zgody

2. Obsługa rezerwacji samochodów. Okres przechowywania mija:

• Po czasie trwania stosunku handlowego (Jednak informacje niezbędne do wypełnienia przepisów prawa mogą podlegać polityce archiwizowania pośredniego na czas nieprzekraczający okresu koniecznego celom dla jakich są one przechowywane, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi);

3. Obsługa wynajmu samochodów. Okres przechowywania mija:

• Po czasie trwania stosunku handlowego (Jednak informacje niezbędne do wypełnienia przepisów prawa mogą podlegać polityce archiwizowania pośredniego na czas nieprzekraczający okresu koniecznego celom dla jakich są one przechowywane, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawnymi);

4. Obsługa rozliczeń księgowych i podatkowych. Okres przechowywania mija:

• Po 5 latach od zakończenia stosunku handlowego;

5. Obsługa roszczeń. Okres przechowywania mija:

• Po 3 latach od wymagalności określonego roszczenia;
• Po 10 latach od wydania prawomocnego orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie
• Do końca okresu przedawnienia opłat o których mowa art. 13f ust. 1 i art. 40 ust. 3, oraz kar pieniężnych, o których mowa w art. 13k ust. 1 i 2, art. 29a ust. 1 i 2 oraz w art. 40 ust. 12,  Ustawy o drogach publicznych  z dnia 21 marca 1985 roku, zgodnie z art. 40 d ust.3  tejże ustawy

6. Obsługa zapytań klientów. Okres przechowywania mija:  

• Po zakończeniu procesu obsługi zapytania klienta;

7. Posiadanie dowodów na wypadek zdarzeń niepożądanych (monitoring). Okres przechowywania mija:

• Po 2 tygodniach od nagrania;

8. Obsługa reklamacji. Okres przechowywania mija:

• Po zakończeniu procesu reklamacji;

9. Obsługa kontaktów z Dostawcami. Okres przechowywania mija:

• Z chwilą wygaśnięcia umowy z dostawcą;
• Po uzyskaniu informacji od dostawcy, że dany pracownik nie jest już pracownikiem dostawcy;

10. Obsługa kontaktów z Partnerami Handlowymi. Okres przechowywania mija:

• Z chwilą wygaśnięcia umowy z Partnerem Handlowym;
• Po uzyskaniu informacji od Partnera Handlowego, że dany pracownik nie jest już pracownikiem partnera handlowego;

11. Pozyskiwanie nowych Partnerów Handlowych

• Po zakończeniu procesu pozyskiwania nowych Partnerów Handlowych;

12. Działania promocyjne i marketingowe:

• Po wycofaniu zgody;

Odbiorcy Danych Osobowych

Pozyskane Dane Osobowe są ujawniane, jeśli to konieczne:

1. Spółkom należącym do Grupy Europcar - polityka prywatności grupy: https://www.europcar.com/security-and-privacy-policy
2. Spółkom należącym do Grupy InterRent - polityka prywatności grupy: https://www.interrent.com/privacy-policy
3. Podmiotom uczestniczącym w procesach niezbędnych do wykonania zawartych umów w tym:

• Dostawcom usług IT;
• Bankom;
• Urzędom skarbowym;
• Ubezpieczycielom;
• Organom ścigania (Policja, straż miejska);
• Właścicielom parkingów prywatnych;
• Dostawcy usług prawniczych;

4. Podmiotom realizującym usługi telekomunikacyjne;
5. Podmiotom realizującym usługi windykacyjne oraz podmiotom nabywającym wierzytelności – w razie nieopłacenia rachunków lub faktur w terminie
6. Podmiotom realizującym usługi kurierskie lub pocztowe;
7. Podmiotom realizującym usługi przewozowe;
8. Podmiotom drukującym korespondencję oraz obsługującym korespondencję od klientów;
9. Podmiotom archiwizującym dokumenty;
10. Podmiotom zajmującym się badaniami opinii klientów;
11. Podmiotom świadczącym na rzecz Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, finansowe, rachunkowe, pomoc prawną;
12. Podmiotom wspierające Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. w jego procesach biznesowych, w tym podmioty przetwarzające Dane Osobowe na rzecz Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. (tzw. procesorzy) uczestniczące w wykonywaniu naszych czynności w tym: agenci, agencje reklamowe, sponsorzy i inne podmiotu uczestniczące w sprzedaży naszych usług lub organizacji akcji marketingowych;
13. Podmiotom prowadzące usługi bankowe, w celu dokonania zwrotów na Pani/Pana rzecz lub w celu zapewnienia usługi polecenia zapłaty;
14. Podmiotom zajmujące się badaniami opinii klientów;
15. Podmiotom zajmujące się marketingiem;
16. Organom ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa w związku z realizacją zawartej z Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. umowy.

Prawa dotyczące przetwarzania Danych Osobowych

1. Prawo dostępu do przetwarzanych Danych Osobowych, tj. prawo do uzyskania potwierdzenia za pośrednictwem Administratora DO czy i w jakim zakresie są przetwarza Dane Osobowe;
2. Prawo do sprostowania danych, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w tym:

• Prawo do cofnięcia przyznanych wcześniej zgód (cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem);
• Osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia czy wniesiony sprzeciw wobec przetwarzania danych jest uzasadniony wobec uzasadnionego interesu Administratora DO;

4. Prawo do usunięcia Danych Osobowych w przypadku, gdy:

• Dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• Osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych,
• Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• Dane przetwarzane są niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• Dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
• Prawo do przenoszenia danych za pośrednictwem Administratora DO innemu administratorowi o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez taką osobę;

5. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego;
6. Prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w przypadku uznania, że przetwarzane Dane Osobowe przez Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. naruszają Przepisy RODO;
7. Prawo do uzyskania interwencji ze strony Administratora DO, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych;
8. Przetwarzane Dane Osobowe są zabezpieczone przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mające na celu monitorowanie dostępu do Danych Osobowych oraz zastosowanie zabezpieczeń danych, tak aby uniemożliwić dostęp do danych przez osoby niepowołane;
9. Zastosowane środki organizacyjne obejmują stosowanie przyjętych przez Zarząd Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. Zasad ochrony Danych Osobowych oraz minimalizację przetwarzania Danych Osobowych, pseudonimizacji danych tam, gdzie zachodzi taka potrzeba, wszyscy pracownicy i współpracownicy oraz Partnerzy Biznesowi są zobowiązani do przestrzegania zasad ochrony Danych Osobowych;
10. Zastosowane środki techniczne do ochrony przetwarzanych Danych Osobowych pozwalają precyzyjnie określić kto ma dostęp do określonej kategorii danych, komu i na jaki okres zostały udostępnione Dane Osobowe. Wykorzystane przez Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. aplikacje i rozwiązania informatyczne firm trzecich spełniają wymogi Rozporządzenia RODO w zakresie ochrony Danych Osobowych. 
11. Dla ogólnych zapytań dotyczących przetwarzanie Twoich Danych Osobowych przez Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. należy przesłać maila na adres: ado@europcar.pl
12. Aby skorzystać ze swoich praw (prawo dostępu do Danych Osobowych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia Danych Osobowych, prawo do usunięcia Danych Osobowych, prawo do przenoszenia Danych Osobowych) możesz skierować swój wniosek na adres: ado@europcar.pl

Zabezpieczenie Danych Osobowych

1. Przetwarzane Dane Osobowe są zabezpieczone przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mające na celu monitorowanie dostępu do Danych Osobowych oraz zastosowanie zabezpieczeń danych, tak aby uniemożliwić dostęp do danych przez osoby niepowołane;
2. Zastosowane środki organizacyjne obejmują stosowanie przyjętych przez Zarząd Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. Zasad ochrony Danych Osobowych oraz minimalizację przetwarzania Danych Osobowych, pseudonimizacji danych tam, gdzie zachodzi taka potrzeba, wszyscy pracownicy i współpracownicy oraz Partnerzy Biznesowi są zobowiązani do przestrzegania zasad ochrony Danych Osobowych;
3. Zastosowane środki techniczne do ochrony przetwarzanych Danych Osobowych pozwalają precyzyjnie określić kto ma dostęp do określonej kategorii danych, komu i na jaki okres zostały udostępnione Dane Osobowe. Wykorzystane przez Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. aplikacje i rozwiązania informatyczne firm trzecich spełniają wymogi Rozporządzenia RODO w zakresie ochrony Danych Osobowych

Z kim się kontaktować w przypadku pytań dotyczących przetwarzania Danych Osobowych

1. Dla ogólnych zapytań dotyczących przetwarzanie Twoich Danych Osobowych przez Inter Best 97 Polska Sp. z o.o. Sp. k. należy przesłać maila na adres: ado@europcar.pl
2. Aby skorzystać ze swoich praw (prawo dostępu do Danych Osobowych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia Danych Osobowych, prawo do usunięcia Danych Osobowych, prawo do przenoszenia Danych Osobowych) możesz skierować swój wniosek na adres: ado@europcar.pl